Derechos y Obligaciones de los Accionistas

a) Las auditorías especializadas se podrán llevar a cabo en cualquier momento y sobre los documentos que autoriza el artículo 447 del Código de Comercio.

b) Las auditorías especializadas no podrán versar sobre documentos que ostenten el carácter de reservados de conformidad con la Ley, en especial los artículos 15 de la Constitución Política y 61 del Código de Comercio, así como del literal g del artículo 4 de la Ley 964 de 2005 y las normas y decretos que lo reglamenten.

c) Tampoco será objeto de auditoría especializada, la información de carácter científico, técnico, económico y estadísticos que obtengan las personas que se dedican a la industria del petróleo en cualquiera de sus ramas, de conformidad con la legislación aplicable; la información técnica y científica respecto de prospectos de yacimientos obtenidos directamente por la Sociedad o por sus asociados; ni la información derivada de contratos que constituyan ventajas competitivas, este tipo de información gozará de la reserva comercial que regula la ley mercantil colombiana. En todo caso las auditorías especializadas deberán versar sobre asuntos específicos y no podrán adelantarse sobre secretos industriales ni respecto de materias cuya confidencialidad se protege por la legislación sobre derechos de propiedad intelectual.

d) En ningún caso las auditorías especializadas podrán implicar una afectación de la autonomía de los administradores, según las facultades legales y estatutarias.

e) Los papeles de trabajo del auditor especial estarán sujetos a reserva y deberán conservarse por un tiempo no inferior a cinco (5) años, contados a partir de la fecha de su elaboración.

f) La solicitud para realizar auditorías especializadas se presentará por escrito ante la Oficina de Atención al Accionista e Inversionista, indicando las razones que motivan su realización, los hechos y operaciones a auditar y el tiempo de duración. Las personas que se contraten para realizar las auditorías especializadas deberán ser profesionales idóneos, reconocidos como tales de acuerdo con la Ley y cumplir con los requisitos exigidos en la Ley y los Estatutos Sociales para ser Revisor Fiscal de la Sociedad. El auditor externo será elegido conforme a procedimientos que garanticen su selección objetiva e independencia.

g) La Oficina de Atención al Accionista e Inversionista deberá tramitar la solicitud en cuestión de manera expedita y eficiente, facilitando las actividades del auditor, en coordinación con las dependencias de la Sociedad que deban colaborar para que su práctica sea viable.

h) Los resultados de la auditoría especializada deberán darse a conocer en primera instancia al Presidente de Ecopetrol S.A., quien dispone de treinta (30) días hábiles para pronunciarse. Estos resultados y el pronunciamiento del Presidente de Ecopetrol S.A. se darán a conocer a la Junta Directiva y a las entidades de control y vigilancia. En el caso de existir la posibilidad de transgresiones a las normas legales, se dará traslado a las autoridades competentes.

• Es importante precisar que Ecopetrol S.A., determinó el porcentaje mínimo de participación accionaria que deben poseer los accionistas (5%) y el porcentaje mínimo de la correspondiente emisión de títulos o valores que deben poseer los inversionistas (10%) teniendo en cuenta la composición accionaria de la Sociedad (88.5% participación estatal y 11.5% participación privada).
• Por esta razón, se definieron los porcentajes antes mencionados en aras de garantizar que los accionistas minoritarios e inversionistas que representan actualmente el 11.5% de las acciones de Ecopetrol S.A. pudieran tener mayores posibilidades de solicitar la realización de las auditorías especializadas.